Wist je dat?

Je voorop loopt met het gebruik van Lacoly

Nieuwe WhatsApp flow aanmaken

Estimated reading: 11 minutes 3722 views

Een nieuwe WhatsApp flow aanmaken

Het kan zijn dat je op het punt staat je allereerste WhatsApp flow aan te maken of een extra flow aan wil maken. Op deze pagina vertellen we je alles wat je moet weten. 

Zodra je voor de eerste keer het Lacoly Dashboard opent staat er een voorbeeld WhatsApp flow klaar onder het ‘WhatsApp flows’ tabblad links in beeld. 

Met het voorbeeld kun je zien hoe we WhatsApp flows opbouwen en welke mogelijkheden je allemaal hebt. Je kunt door de tabbladen heen klikken om alle opties en velden in te zien.

Wat je vooraf moet weten

  • We raden aan de WhatsApp flow aan te maken vanaf een desktop of laptop en niet vanaf een mobiele telefoon of tablet. Dit in verband met de complexiteit van de WhatsApp flow.
  • Je maakt per taal één WhatsApp flow aan. Wil je een WhatsApp flow vertalen, klik dan op ‘dupliceren’ om de flow te kopiëren. Vervolgens kun je de nieuwe flow in de gewenste taal aanpassen. 
  • Bij een aantal vragen is het mogelijk om een bijlage toe te voegen. Hierbij is het mogelijk om één bestand toe te voegen. Wil je meer bestanden in één keer toevoegen maak dan gebruik van een .zip file / rar file.

De WhatsApp flow stap voor stap

Algemene informatie

Flow naam
Hier geef je de flow een interne naam zodat je deze later kunt herkennen. Een voorbeeld kan zijn ‘aankomstflow’ of ‘uitcheck flow’.

Flownummer
Het flownummer is een uniek nummer wat we automatisch toekennen aan elke flow. Elke flow die je aanmaakt krijgt een nieuw flownummer. Dit nummer is alleen intern zichtbaar.

Verzendmoment
Elke volledige reservering heeft drie momenten waarop het PMS een registratie doet. Dit is wanneer een boeking wordt aangemaakt, wanneer de incheck plaatsvindt en wanneer de uitcheck plaatsvindt. De flow die je aanmaakt kan aanslaan op één van deze momenten:

  • Na nieuwe reservering
  • Voor incheck
  • Na incheck
  • Voor uitcheck
  • Na uitcheck 

Tijdsinstelling (uren) flow
Hier kun je invullen hoeveel uur voor of na het verzendmoment de WhatsApp flow verstuurd wordt. Als het verzendmoment ‘voor incheck’ is en je vult bij tijdsinstelling 48 uur in, dan wordt de betreffende WhatsApp flow 48 uur voor de incheck naar de gast verstuurd. 

ℹ️ Van sommige PMS’en ontvangen we enkel een notificatie bij nieuwe reserveringen (één richting integratie). In de meeste gevallen ontvangen we ook een notificatie wanneer een gast in- en uitcheckt (volledige integratie). Bekijk hier de integratiemethoden die we momenteel hebben.

In het geval van een eenrichting integratie worden de in- en uitcheck momenten bepaald door het eerst mogelijke tijdstip dat het moment plaatsvindt. Kies je bijvoorbeeld voor 48 uur ‘voor de incheck’ en je hanteert een incheck vanaf 15:00 uur in het hotel, dan sturen we de flow 48 uur (twee dagen) voor de incheck om 15:00 uur. 

In het geval van een volledige integratie rekenen we bij de in- en uitcheck vanaf de notificatie die we van het PMS ontvangen. Kies je bevoordeeld voor 3 uur ‘na de incheck’, dan sturen we drie uur na het moment dat de gast is ingecheckt de WhatsApp flow. 

Wil je direct op het moment de flow versturen, stel dan 0 uur in en maximaal 240 uur. 

Doelen
Hier kun je één of meerdere doelen selecteren die je in de WhatsApp flow wil hanteren. Je kunt de gast voorzien van informatie, informatie inwinnen en aanbiedingen met de gast delen.

De gast voorzien van informatie:
Vertel de gast alles wat hij/zij zou moeten weten voor aankomst en verblijf. Dit kan praktische informatie zijn maar ook suggesties voor leuke plekken op bestemming. 

Informatie van de gast ontvangen:
Soms is het (wettelijk) noodzakelijk of enkel wenselijk om extra informatie van de gast te ontvangen. Hiervoor is WhatsApp de perfecte oplossing. Verderop in de aanvraag krijg je de mogelijkheid de juiste structuur op te bouwen. 

Aanbiedingen aan de gast doen:
Veel hotels willen graag hun diensten onder de aandacht brengen bij hotelgasten. WhatsApp is hier uiterst geschikt voor. De gast kan in WhatsApp producten en diensten inzien en heeft de mogelijkheid deze direct te reserveren of boeken. Afhankelijk van de PMS kan dit geheel automatisch gedaan worden.

Openingsbericht
Dit is het allereerste WhatsApp bericht dat je als hotel naar je hotelgast verstuurd. In dit bericht zijn verschillende aspecten belangrijk: 

Afzender
Maak duidelijk dat het WhatsApp bericht vanuit het hotel komt. Dit kun je doen door de hotelnaam te noemen en te vertellen dat de gast een opkomende reservering heeft. Zo kan de gast direct zien waar het bericht betrekking op heeft. 

Reden van bericht
Vertel de gast waarom je het WhatsApp bericht hebt verstuurd. Vertel wat de gast met het bericht kan. Bijvoorbeeld door de knoppen aan de onderzijde van het bericht te benoemen. 

Hotel items
Vanaf dit punt ga je inhoudelijk elementen toevoegen aan de WhatsApp flow. In de stappen daarna ga je deze elementen voorzien van tekst en andere toevoegingen om het op de beste manier in WhatsApp toe te kunnen passen. 

Steeds meer elementen worden toegevoegd. Op het moment van schrijven kun je uit de volgende elementen kiezen: 

Als voorbeeld hebben we een openingsbericht toegevoegd. Je ziet dat het hotel zichzelf identificeert en duidelijk vertelt wat de gast kan doen door het gebruik van de knoppen.  

Restaurant:
Als je hotel een hotel-restaurant heeft kun je deze onder de aandacht brengen bij de hotelgasten. In de stappen geef je een beschrijving op waarbij je de gast op een uitnodigende wijze kan vertellen over het restaurant. Vervolgens heb je de mogelijkheid om een bijlage toe te voegen die wordt meegestuurd aan de gast. Dit kan een menukaart zijn en/of foto’s van het restaurant (bij meerdere bestanden gebruik een .zip file). 

Wil je reserveringen via WhatsApp ontvangen? Activeer dan de ‘Gasten kunnen reserveren’ module. In de stappen die daarna volgen richt je deze module in. De eerste stap is het selecteren van gegevens die van de gast wil ontvangen. Vervolgens stel je een introductie bericht op waarbij je uitlegt hoe de gast kan reserveren en welke gegevens daarvoor nodig zijn. 

Dan kan je per benodigde gegeven een bericht typen naar de gast. Daarin vertel je wat je van de gast wil weten en hoe hij/zij dit kan aanleveren. Zodra de WhatsApp flow live is en deze gegevens door gasten worden ingevuld krijg je een reserveringsaanvraag in je dashboard. Daarin staat de gegevens die de gast in deze stappen heeft ingevoerd. Zo kun je bepalen of een reservering mogelijk is. 

Fietsverhuur:
Als je hotel fietsen heeft voor hotelgasten kun je deze onder de aandacht brengen bij de gasten. In de stappen geef je een beschrijving op waarbij je de gast op een uitnodigende wijze kan vertellen over de fietsverhuur. Vervolgens heb je de mogelijkheid om een bijlage toe te voegen die wordt meegestuurd aan de gast. Dit kan een route zijn en/of foto’s van de fietsen (bij meerdere bestanden gebruik een .zip file). 

Wil je reserveringen via WhatsApp ontvangen? Activeer dan de ‘Gasten kunnen reserveren’ module. In de stappen die daarna volgen richt je deze module in. De eerste stap is het selecteren van gegevens die van de gast wil ontvangen. Vervolgens stel je een introductie bericht op waarbij je uitlegt hoe de gast kan reserveren en welke gegevens daarvoor nodig zijn. 

Dan kan je per benodigde gegeven een bericht typen naar de gast. Daarin vertel je wat je van de gast wil weten en hoe hij/zij dit kan aanleveren. Zodra de WhatsApp flow live is en deze gegevens door gasten worden ingevuld krijg je een reserveringsaanvraag in je dashboard. Daarin staat de gegevens die de gast in deze stappen heeft ingevoerd. Zo kun je bepalen of een reservering mogelijk is. 

in- en uitchecken:
Vertel gasten welke tijden het hotel hanteert voor de in- en uitcheck. Je kunt deze informatie verwerken in één WhatsApp bericht. Punten om aan te denken:

  • Reguliere in- en uitchecktijden
  • Mogelijkheid om bagage eerder af te geven
  • Mogelijkheid om bagage later af te halen
  • Manieren van inchecken
  • Zaken om rekening te houden tijdens de incheck

Wil je een vroege incheck of late uitcheck als upsell aanbieden kun je dit doen onder het item aanbiedingen

Spa:
Als je hotel beschikt over een spa of een samenwerking heeft met een spa kun je deze onder de aandacht brengen bij de hotelgasten. In de stappen geef je een beschrijving op waarbij je de gast op een uitnodigende wijze kan vertellen over de spa. Vervolgens heb je de mogelijkheid om een bijlage toe te voegen die wordt meegestuurd aan de gast. Dit kan een overzicht van behandelingen zijn en/of foto’s van de spa (bij meerdere bestanden gebruik een .zip file). 

Wil je boekingen via WhatsApp ontvangen? Activeer dan de ‘Gasten kunnen spa boeken’ module. In de stappen die daarna volgen richt je deze module in. De eerste stap is het selecteren van gegevens die van de gast wil ontvangen. Vervolgens stel je een introductie bericht op waarbij je uitlegt hoe de gast kan boeken en welke gegevens daarvoor nodig zijn. 

Dan kan je per benodigde gegeven een bericht typen naar de gast. Daarin vertel je wat je van de gast wil weten en hoe hij/zij dit kan aanleveren. Zodra de WhatsApp flow live is en deze gegevens door gasten worden ingevuld krijg je een boekingsaanvraag in je dashboard. Daarin staat de gegevens die de gast in deze stappen heeft ingevoerd. Zo kun je bepalen of een boeking mogelijk is. 

Bereikbaarheid:
Om te zorgen dat de gasten zonder problemen bij het hotel aankomen kan je vooraf informatie met ze delen. Geef aan of je de bereikbaarheid in één WhatsApp bericht wil verwerken of per vervoerstype wil toelichten. 

Als je er voor kiest dit per vervoertype toe te lichten selecteer je in de volgende stap de vervoersmiddelen die je wilt behandelen. Vervolgens maak je eerst een introductie bericht op. Hierin vertel wat je algemeen over de bereikbaarheid wilt delen en verwijs je naar de knoppen onder het bericht die aangemaakt worden voor elk type van vervoer. 

Wifi:
Hier geef je de wifi instellingen op zodat hotelgasten zonder problemen gebruik kunnen maken van het wifi netwerk. Eventueel kun je ook een bestand toevoegen om het verbinden te verduidelijken.

Suggesties:
Deel de leukste suggesties en tips voor in en om het hotel. Je kunt er voor kiezen de suggesties te combineren in één WhatsApp bericht maar het is vaak overzichtelijker om hiervoor verschillende berichten aan te maken met elk een suggestie. Wij plaatsen de suggesties dan in een lijst met waar de gast uit kan kiezen en vervolgens meer over deze suggesties kan lezen. 

Je start met het maken van een introductiebericht die de gast te zien krijgt zodra hij/zij vanuit het menu op ‘suggesties’ klikt. In dit bericht vertel je in het algemeen over de suggesties en verwijs je ze naar de knop onderaan het bericht die de lijst met suggesties opent. Zie de onderstaande video voor de structuur. 

Aanbiedingen:
Met dit item kun je meer omzet genereren door hotelgasten interessante aanbiedingen te doen of services en producten te promoten. Er kan dus sprake zijn van een korting maar dat is niet noodzakelijk. 

Geef de aanbieding een naam, omschrijving en voeg indien gewenst een bijlage toe (meerdere bijlagen toevoegen? Voeg dan een .zip file toe). 

Aanbiedingen verschijnen in het algemene menu in de WhatsApp flow.

Nieuwe item(s):
Vertel ons welke items er in de lijst missen en wij zullen deze voor toekomstige WhatsApp flows toevoegen. Om je nieuwe item(s) direct mee te kunnen nemen in het aanmaken van de huidige WhatsApp flow vragen we je alvast informatie op te geven over het item. Dan kunnen wij daarmee gelijk aan de slag.  

Na het versturen van het WhatsApp flow formulier

Nadat je het vragenformulier hebt ingevuld en toegestuurd gaan wij er gelijk mee aan de slag. We sturen je een update zodra de WhatsApp flow is ingericht. Dan kun je de flow zelf grondig doornemen en controleren. Ben je tevreden? Dan kun je de WhatsApp flow in je dashboard activeren. 

Mochten we in de tussentijd nog vragen over de WhatsApp flow hebben of suggesties met je door willen nemen laten we van ons horen. 

Is dit je eerste WhatsApp flow? Zorg er dan voor dat de Facebook verificatie al achter de rug is of zo snel mogelijk uitgevoerd wordt. Pas dan kan de WhatsApp flow geactiveerd worden. Meer informatie over de Facebook verificatie vind je hier.

CONTENTS